Você já pensou em terceirizar os serviços de impressão da sua empresa? Essa é uma tendência que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado, pois oferece diversas vantagens para os negócios de todos os portes e segmentos.
Estamos falando do outsourcing de impressão, uma solução inteligente e econômica que pode trazer mais agilidade, qualidade e segurança para os seus processos de impressão, digitalização e cópias.
Mas afinal, o que é outsourcing de impressão? Como funciona? Quais são os benefícios? Como implantar um projeto de outsourcing de impressão na sua empresa? Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas para que você possa conhecer melhor essa alternativa e decidir se ela é a melhor opção para o seu negócio.
O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão é a terceirização de todo o processo que envolve as impressões e cópias de um negócio. Ou seja, os serviços de impressão ficam a cargo de uma empresa contratada, de modo que é possível se dedicar à atividade-fim e ao crescimento sem dores de cabeça.
O outsourcing de impressão é uma solução inteligente e econômica para empresas de todos os portes e segmentos, pois oferece diversos benefícios, como redução de custos, acesso à tecnologia, suporte técnico e sustentabilidade.
Como funciona o outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão funciona da seguinte forma: a empresa contratante faz um contrato com a empresa fornecedora, que realiza um diagnóstico das necessidades e demandas de impressão do negócio.
A partir disso, a empresa fornecedora disponibiliza os equipamentos, os suprimentos, a manutenção e o suporte técnico necessários para o bom funcionamento dos serviços de impressão.
A empresa contratante paga uma taxa fixa mensal mais o valor pelos números de cópias que imprimir. A empresa fornecedora também implanta um sistema de gerenciamento de impressão, que permite o controle e a otimização dos processos de impressão.
Qual o objetivo do outsourcing de impressão?
O objetivo do outsourcing de impressão é proporcionar mais agilidade, qualidade e segurança nos processos de impressão, digitalização e cópias da empresa contratante.
Além disso, o outsourcing de impressão visa reduzir os custos operacionais e administrativos relacionados à gestão dos equipamentos e dos documentos impressos.
Outro objetivo relacionado ao outsourcing de impressão é que ele busca aumentar a produtividade e a competitividade da empresa contratante, permitindo que ela foque no seu core business e no seu crescimento.
Vantagens e desvantagens do outsourcing de impressão
Algumas das vantagens do outsourcing de impressão são:
Redução de custos: a empresa contratante economiza com a compra, a manutenção e os suprimentos das impressoras. Ela também evita gastos com energia elétrica, espaço físico e impostos.
Acesso à tecnologia: a empresa contratante conta com equipamentos modernos, eficientes e adequados às suas necessidades. Ela também pode trocar ou atualizar as impressoras sempre que precisar.
Suporte técnico: a empresa contratante tem à disposição uma equipe qualificada para resolver qualquer problema ou dúvida relacionada às impressoras. Ela também tem garantia de reposição de peças e de assistência preventiva e corretiva.
Sustentabilidade: a empresa contratante contribui para a preservação ambiental, pois evita o desperdício de papel, tinta e energia. Ela também evita a geração de resíduos eletrônicos.
Algumas das desvantagens do outsourcing de impressão são:
Dependência da empresa fornecedora: a empresa contratante fica sujeita às condições e aos prazos estabelecidos pela empresa que fornece as impressoras. Ela também pode ter dificuldades em caso de rescisão contratual ou de insatisfação com o serviço.
Limitação de uso: a empresa contratante pode ter restrições quanto ao tipo, à quantidade e à qualidade das impressões que pode fazer. Ela também pode ter que seguir normas e padrões definidos pela empresa fornecedora.
Falta de personalização: a empresa contratante pode não ter liberdade para escolher ou modificar as características das impressoras que usa. Ela também pode não ter acesso a recursos ou funcionalidades específicas que deseja.
Etapas de um projeto de outsourcing de impressão
Um projeto de outsourcing de impressão envolve as seguintes etapas:
Diagnóstico: a empresa fornecedora faz uma análise detalhada das necessidades e demandas de impressão da empresa contratante, levando em conta fatores como volume, frequência, qualidade, segurança e custo.
Proposta: a empresa fornecedora elabora uma proposta personalizada para a empresa contratante, apresentando as soluções mais adequadas para o seu negócio, como os modelos, as marcas e as especificações das impressoras, os planos de pagamento, os serviços de manutenção e suporte e o sistema de gerenciamento de impressão.
Implantação: a empresa fornecedora instala e configura os equipamentos, os suprimentos e o sistema de gerenciamento de impressão na empresa contratante, seguindo as normas e os padrões acordados. Ela também treina os usuários e os responsáveis pelo uso e pelo controle das impressoras.
Monitoramento: a empresa fornecedora acompanha o desempenho e a qualidade dos serviços de impressão, verificando o nível de satisfação da empresa contratante, o consumo de suprimentos, a necessidade de manutenção ou troca dos equipamentos e o cumprimento do contrato.
Avaliação: a empresa fornecedora faz uma avaliação periódica dos resultados do projeto de outsourcing de impressão, medindo indicadores como economia, produtividade, segurança e sustentabilidade. Ela também recebe feedbacks da empresa contratante e sugere melhorias ou ajustes no projeto.
Como escolher a melhor empresa de outsourcing de impressão?
Para escolher a melhor empresa de outsourcing de impressão, é preciso levar em conta alguns critérios, como:
Experiência e reputação: a empresa deve ter um histórico comprovado de qualidade e confiabilidade nos serviços de outsourcing de impressão. Ela também deve ter boas referências e avaliações de outros clientes.
Portfólio e tecnologia: a empresa deve oferecer uma variedade de equipamentos, marcas e modelos, que atendam às necessidades e demandas da empresa contratante. Ela também deve contar com tecnologia de ponta e atualizada, que garanta a eficiência e a segurança dos serviços de impressão.
Atendimento e suporte: a empresa deve prestar um atendimento personalizado e ágil, que entenda as expectativas e os objetivos da empresa contratante. Ela também deve fornecer um suporte técnico qualificado e disponível, que resolva qualquer problema ou dúvida relacionada às impressoras.
Preço e contrato: a empresa deve oferecer um preço justo e competitivo, que esteja de acordo com o mercado e com o orçamento da empresa contratante. Ela também deve apresentar um contrato claro e transparente, que estabeleça as condições e os prazos do serviço de outsourcing de impressão.
Uma empresa que atende a todos esses critérios é a AmazonCopy. oferecemos soluções completas e integradas para o seu negócio, com equipamentos modernos e multifuncionais, sistema de gerenciamento de impressão, assistência técnica e manutenção, além de outros benefícios. Entre em contato com a AmazonCopy e saiba mais sobre o outsourcing de impressão.